12 Alasan Mengapa Orang MASIH Mengabaikan Email Anda

Iklan

Ada sedikit lebih frustrasi daripada pergi ke upaya menulis email yang mendesak, hanya untuk respon yang datang terlambat. Tetapi masalahnya mungkin tidak terletak pada penerima. Mungkin terletak pada Anda dan bagaimana Anda membuat pesan Anda.

Penelitian telah menemukan banyak wawasan tentang bagaimana membujuk lebih banyak anggota milis untuk membuka, membaca, dan mengklik tautan di dalam surel. Tetapi ada sedikit informasi tentang mencapai tujuan yang sama untuk email pribadi atau kantor.

Jika Anda memiliki masalah mendesak di tempat kerja, mau perkenalkan diri Anda dengan influencer 6 Cara Agar Orang Sibuk Menjawab Email AndaAda serangkaian aturan yang sama sekali berbeda dalam hal mengirim email yang akan mendorong atau mencegah seseorang untuk menekan tombol "balas" dan menjawab Anda. Pelajari aturan kesuksesan email. Baca lebih banyak , atau mengatur rapat, bagaimana Anda membuatnya lebih mungkin Anda akan menerima balasan secepatnya ke email Anda?

Berikut ini adalah daftar alasan mengapa balasan email Anda terus datang terlambat, atau tidak sama sekali. Dengan menyadari kesalahan dan kiat umum ini, Anda akan dapat mengembangkan tingkat respons yang lebih cepat dan lebih konsisten untuk setiap email Anda.

Anda CC dari Orang Anda Membutuhkan Balasan Dari

Jika Anda CC orang ke dalam pesan Anda, mereka akan sering menganggap mereka dimasukkan hanya untuk disimpan dalam loop. Ini mengurangi kemungkinan individu-individu itu merespons, karena mereka tidak merasa bahwa mereka adalah penerima utama. Jika Anda membutuhkan semua orang untuk membalas, hindari menggunakan fungsi CC. Idealnya, Anda harus mengirim email satu per satu. Tetapi jika Anda harus CC, jelaskan di awal email bahwa Anda perlu semua orang menjawab, termasuk mereka yang CC'd.

Baris Subjek Anda Menyebalkan

SEBUAH baris subjek kualitas Cara Membuat Pesan Email Anda Menonjol Di Kotak Masuk yang BerantakanPernahkah Anda mengirim email yang Anda rasa penting hanya untuk dijawab beberapa hari kemudian, atau lebih buruk lagi dilupakan? Memang, kadang-kadang itu di luar kendali Anda, tetapi ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan ... Baca lebih banyak harus memberi tahu orang-orang bahwa Anda perlu balasan secepatnya. Ini berarti lebih dari menjuluki "URGENT" email Anda yang menjengkelkan. Dan itu tidak berarti Anda harus sangat terperinci.

Sesuatu yang sederhana seperti "Stevo, kita harus membuat keputusan ini besok" bekerja dengan baik. Pertama, ini membahas individu, sehingga mereka tahu tanggung jawab terletak pada mereka. Kedua, isi dari baris subjek itu menyampaikan rasa urgensi dan rasa ingin tahu. Ini meningkatkan kemungkinan bahwa pesan akan segera dibuka.

Anda Tidak Menyatakan Permintaan Anda Dengan Cepat

Kita semua tahu bahwa email harus dijaga agar tetap ringkas. Tetapi jika Anda memiliki lebih dari beberapa paragraf pendek, pastikan permintaan Anda menjadi sorotan sejak awal, jika tidak maka akan diabaikan.

Ini berarti dengan sopan menyampaikan apa yang Anda butuhkan dalam kalimat pertama atau kedua. Anda dapat masuk ke detail lebih lanjut nanti, tetapi premis dari apa yang Anda cari harus didahulukan.

Pesan Anda Membosankan

Jika semua orang berharap pesan Anda membosankan, membingungkan, penuh jargon, dan terlalu rinci, mereka akan membenci gagasan membuka email Anda.

Alih-alih, buat orang lain berharap menerima email dari Anda. Gunakan humor. Alamat orang secara pribadi. Hindari berbicara di perusahaan. Jaga agar kalimat Anda singkat dan kuat. Termasuk GIF yang lucu Temukan GIF Terbaik Di Web Dengan Giphy, Mesin Pencari Khusus untuk Gambar AnimasiGIF biasa di seluruh Web, tetapi terkadang sulit untuk menemukan yang tepat untuk situasi yang tepat. Untungnya mesin pencari baru khusus untuk GIF telah tiba. Namanya Giphy dan ... Baca lebih banyak . Anda masih dapat mencerahkan hari seseorang, bahkan jika Anda meminta bantuan mereka.

Anda Tidak Menetapkan Batas Waktu

Jika Anda membutuhkan sesuatu, beri tahu penerima persis saat dibutuhkan. Terlalu sering, kami diminta untuk memberikan balasan "ASAP", atau "segera". Ini membuat tenggat waktu menjadi subyektif. Jika Anda mengatakan "Saya benar-benar membutuhkan jawaban untuk pertanyaan ini pada pukul 4 sore hari ini", namun, tidak ada ruang untuk ambiguitas.

Anda Tidak Memberikan Alternatif

Melanjutkan dengan contoh di atas, mungkin saja penerima tidak dapat membalas Anda pada pukul 4 sore. Anda perlu memperhitungkan kemungkinan ini dalam pesan awal Anda dengan memperluas kalimat:

“Saya benar-benar membutuhkan jawaban untuk pertanyaan ini jam 4 sore hari ini. Jika itu tidak memungkinkan, beri tahu saya pada tengah hari sehingga saya dapat membuat pengaturan alternatif. "

Email Bukan Prioritas utama

Jika pesan Anda Betulkah sangat mendesak, Anda dapat membuatnya lebih jelas dengan menandai email pada klien email tertentu. Mampu menandai email sebagai Prioritas utama dimungkinkan di Microsoft Outlook dan Apple Mail. Sayangnya itu tidak mungkin di Gmail, jadi alternatif terdekat adalah mendahului subjek Anda dengan "URGENT:"

Ini seharusnya hanya dilakukan dalam kasus yang benar-benar mendesak. Jika Anda terlihat melakukan ini terlalu sering, tip ini akan kehilangan kemanjurannya.

Anda Tidak Membuat Ancaman

Ini terdengar lebih buruk dari itu. Biarkan penerima tahu bahwa jika balasan tidak diterima dengan tenggat waktu yang ditentukan, maka konsekuensi tertentu akan mengikuti. Sebagai contoh: "Jika saya belum mendapat kabar dari Anda pada pukul 14:00, saya akan menganggap semuanya baik-baik saja, dan saya akan mengirim $ 10.000 ke kontraktor".

Jika penerima kemudian memilih untuk mengabaikan pertanyaan, mereka tahu, secara eksplisit, bahwa hal-hal akan tetap berlanjut tanpa masukan mereka. Jika mereka ingin suara mereka didengar, mereka perlu berbicara sekarang.

Anda Tidak Membantu

Jika permintaan Anda sangat luas, penerima akan sering berpikir mereka harus menyusun jawaban yang lebih fasih daripada yang dibutuhkan. Biarkan mereka tahu jika "ya" atau "tidak" yang sederhana akan berhasil. Jika Anda mengatur rapat, tawarkan tiga atau empat waktu yang nyaman sebagai titik awal. Lakukan apa yang dapat Anda lakukan untuk membalas surel dengan mengurangi beban bagi penerima.

Anda Mengirim Surel pada Waktu yang Salah

Jika Anda tahu bahwa manajer Anda selalu tergesa-gesa pada Kamis sore, jangan tunggu hingga Kamis pagi untuk mengirim email jika Anda bisa mengirimnya pada hari Selasa. Jika Anda tahu bahwa kolega Anda memiliki banyak email di awal setiap hari, mungkin tunggu sampai Anda tahu mereka memilikinya melalui kotak masuk mereka 5 Langkah Tindakan untuk Menyembuhkan Kotak Masuk Anda Nol Email FrenzyKotak Masuk Nol adalah salah satu kata buzz paling populer. Untuk benar-benar menyelesaikan masalah email Anda, Anda harus melampaui Kotak Masuk Nol dan mengatasi masalah yang mendasarinya. Baca lebih banyak sebelum mengirim pesan Anda. Ini membuat surel Anda tidak terlalu banyak tersangkut di tumpukan jerami.

Anda Mengirim Banyak Email

Jika Anda dikenal di kantor sebagai pengirim email tanpa henti, kolega Anda akan dengan cepat menjadi buta terhadap permintaan kotak masuk Anda.

Jadikan itu kebiasaan Cara Menggunakan Kebiasaan Mikro dan Memicu Perubahan Pribadi MasifMenciptakan kebiasaan baru itu sulit. Kebiasaan biasanya dibangun selama beberapa minggu atau bulan pengulangan, dan motivasi adalah tantangannya. Ketika keadaan menjadi sulit, kebiasaan mikro bisa sangat membantu. Baca lebih banyak bahwa email yang Anda kirim adalah email penting. Kemudian, ketika seseorang melihat pesan dari Anda di kotak masuk mereka, mereka lebih cenderung memperhatikan.

Anda tidak berterima kasih

Jika Anda terus meminta sesuatu kepada orang-orang, dan tidak menunjukkan rasa terima kasih, orang akan segera membenci Anda. Di dunia email, ini berarti orang mengabaikan Anda. Mereka lebih suka membalas, dan membantu, orang lain yang menghargai waktu dan usaha mereka.

Jadi, jika seseorang membalas dengan cepat, berterima kasih padanya. Jika mereka berusaha keras untuk menanggapi Anda, atau membantu Anda, pastikan Anda menunjukkan bahwa Anda berterima kasih.

Cobalah

Jika menerima balasan lambat atau tidak ada balasan adalah masalah yang Anda alami, cobalah untuk menghindari masing-masing kesalahan di atas. Dengan melakukan ini, setiap email Anda kemungkinan besar akan dibuka, dibaca, dan dibalas dengan cepat. Setelah Anda melakukan ini selama beberapa minggu, itu akan menjadi kebiasaan. Sebelum kamu menyadarinya, Anda akan menjadi ahli email Ingin Menjadi Ahli Dalam Sesuatu? Cobalah Latihan yang DisengajaTerlalu mudah untuk merasa kecewa ketika Anda berusaha keras untuk meningkatkan keterampilan tertentu. Gunakan kekuatan "latihan yang disengaja" untuk membuat Anda mengatasi dataran tinggi yang menyebalkan itu. Baca lebih banyak .

Apa teknik email lain yang membantu Anda menerima balasan secepatnya? Apakah ada di atas yang sangat efektif untuk Anda?

Kredit Gambar: pekerjaan yang membosankan oleh Ditty_about_summer via Shutterstock, Setiap Hari Adalah Hari Valentine oleh Lili Vieira de Carvalho (Flickr). Apakah kita sudah hampir sampai? oleh Stuard Richards (Flickr). hati - hati - langkah: 1 oleh Crystian Cruz (Flickr). Kotak Masuk Triage Dengan Gmail oleh David Bruce Jr. (flickr).