Cara Membuat Sistem Manajemen Waktu Sempurna Terakhir yang Akan Anda Gunakan

Iklan

J.R.R. Tolkien pernah menulis, melalui karakter Gandalf, “Yang harus kita putuskan adalah apa yang harus dilakukan dengan waktu yang diberikan untuk kita." Jika Anda ingin mengetahui rahasia untuk menciptakan sistem manajemen waktu yang sempurna di dunia, maka Anda perlu mendengarkannya Gandalf.

Jalan pribadi saya menuju sistem manajemen waktu yang sempurna adalah jalan yang panjang, dan penuh dengan bangkai upaya di masa lalu. Mereka mengatakan jalan menuju neraka ditaburi dengan niat baik. Baiklah, katakan saja saya selalu mulai menggunakan setiap sistem baru dengan niat yang sangat baik.

Saya sudah mencoba Gqueues Ambil Manajemen Tugas Google dan Penjadwalan Ke Tingkat Baru Dengan GQueuesGoogle Tasks tidak berfungsi jika Anda ingin beralih dari manajemen waktu hari ini ke perencanaan visioner besok. Di sinilah GQueues naik ke atas piring. Baca lebih banyak , ToDoist Seberapa Jauh Lebih Produktif ToDoist Premium? Berikut 6 Alasan Bagus Untuk MeningkatkanSaya terus menggunakan ToDoist gratis untuk sementara waktu. Tetapi terus menghadapi hal-hal yang ingin saya lakukan dan tidak bisa. Pengingat email. Menambahkan catatan ke tugas. Hal-hal yang benar-benar akan menambah banyak ...

Baca lebih banyak , Google Tasks Ubah Google Tasks Menjadi Suite Manajemen Tugas Dengan Google Tasks Offline [Chrome]Menggunakan Google Tasks seperti hubungan cinta-benci. Masalah dengan menggunakan Tugas Google secara langsung di katakanlah, Kalender Google atau di dalam Google Mail adalah tata letak dan antarmuka pengguna sangat disederhanakan dan ... Baca lebih banyak dan setiap trik manajemen kehidupan diantara. Jika Anda menyukai saya, Anda mungkin melakukan hal yang sama. Ini adalah pencarian konstan untuk lebih banyak organisasi dengan sedikit kerja. Sebuah cara untuk menciptakan lebih banyak waktu dalam jadwal Anda, untuk mencapai semua yang Anda impikan, tanpa kehilangan waktu tidur.

Apa Sistem Manajemen Waktu yang Sempurna?

Jika Anda menyukai saya, Anda mungkin merasa seperti memiliki sistem itu hampir apa yang Anda butuhkan, tetapi tidak cukup. Hampir selalu ada sesuatu yang hilang.

Sistem manajemen waktu yang sempurna harus memiliki kualitas berikut.

• Memungkinkan Anda “tempat yang tenang” untuk merenungkan tujuan dan impian hidup Anda
• Memberikan integrasi tugas yang mulus terkait dengan tujuan Anda
• Memungkinkan Anda dengan mudah mengatur dan merencanakan tanggung jawab mingguan dan harian Anda
• Membantu Anda menghindari melupakan tugas-tugas penting
• Ringkas dan sederhana, namun efisien dan mencakup semua

Yang terakhir itu seperti meminta bulan, bukan? Kebutuhan akan kesederhanaan dipadukan dengan persyaratan agar semuanya mencakup semua hal yang membuat mustahil menemukan sistem yang sempurna.

Buat Jalur Perakitan Manajemen Waktu

Sistem manajemen waktu yang ideal harus beroperasi seperti jalur perakitan yang efisien. Anda memiliki pekerjaan masuk (tugas), dan itu perlu diatur dan direncanakan, dan kemudian diintegrasikan ke dalam kalender Anda. Proses itu terlihat seperti ini:

Masalah dengan sebagian besar upaya untuk menggunakan satu aplikasi seperti gTasks Gunakan gTasks Untuk Menyinkronkan Tugas Anda Dengan Google [Android]Saat ini, ada sejuta dan satu cara hebat untuk mengelola daftar yang harus dilakukan secara online dan melalui aplikasi seluler. Yang mengatakan, masih sering ada beberapa orang yang belum menggunakan salah satu ... Baca lebih banyak atau semacamnya adalah aplikasi ini khusus untuk menangani satu atau dua bagian dari proses ini dengan sangat baik.

Alat pelacak waktu 4 Alat Pelacakan Waktu Gratis yang Sangat Baik [Android]Tidak peduli siapa Anda, waktu adalah komoditas yang sangat penting. Kita semua diberi jumlah waktu yang sama - 86.400 detik setiap hari - dan terserah kita bagaimana kita menghabiskan waktu itu ... Baca lebih banyak atau menggunakan Teknik pomodoro Pomodoro Web App Tomato.es Adalah Manajemen Waktu yang DisederhanakanTidak bisa fokus? Mulai bekerja, sekarang. Tomato.es adalah penghitung waktu Pomodoro gratis yang dapat Anda gunakan langsung di peramban - dan mungkin ini adalah aplikasi terbaik yang pernah saya gunakan. Teknik Pomodoro sederhana: ... Baca lebih banyak membuat Anda menunda-nunda sedikit Mengapa Penundaan Tidak Dapat Disembuhkan Dengan Aplikasi Manajemen Tugas [Opini]Untuk waktu yang lama saya telah berjuang dengan manajemen waktu, dan dalam beberapa aspek saya masih melakukannya. Salah satu dari banyak metode saya dalam "mengatasi" kurangnya manajemen waktu saya adalah dengan menggunakan aplikasi manajemen tugas. SAYA... Baca lebih banyak dengan mengelola jadwal mingguan Anda, tetapi tidak membantu Anda mengatur tugas-tugas Anda.

Tidak sampai Justin menunjukkan padaku tekniknya menggunakan LEGOS sebagai metode manajemen waktu Cara Menggunakan LEGO Untuk Mengatur Waktu Anda Lebih BaikSaya pikir saya telah menemukan alat produktivitas utama: LEGO. Jangan pergi! Biarkan saya jelaskan. Baca lebih banyak bahwa saya mulai mendapatkan firasat sesuatu yang mungkin bekerja lebih baik untuk saya. Hal ini menyebabkan apa yang saya pikir akan menjadi sistem manajemen waktu terbaik dan terakhir saya sepanjang masa, menggunakan Trello Trello - Sistem Manajemen Proyek Yang Unik, Sederhana & Kuat Dari Rumah yang BagusApakah nama Joel Spolsky berarti bagi Anda? Jika demikian, Anda akan ingin membaca posting ini, karena akan menampilkan proyek terbaru dan terhebat Spolsky. Dan jika tidak, Anda harus tahu ini ... Baca lebih banyak .

Menyatukan Potongan

Namun, Trello masih bukan tempat yang mudah untuk dikunjungi rencanakan tujuan hidup Cara Membuat Papan Visi dan Memenuhi Tujuan Besar AndaAnda bisa menyebutnya sebagai batu besar atau tujuan besar, berbulu, berani. Beberapa menyebutnya daftar ember. Mengosongkan ember yang membutuhkan tindakan. Di sinilah alat visual seperti Trello terbukti bermanfaat. Baca lebih banyak , dan mengelola tugas dari satu langkah dari jadwal ke yang berikutnya sangat canggung.

Untuk alasan ini, saya akhirnya memutuskan untuk mengambil semua pelajaran yang telah saya pelajari dari sistem sebelumnya Saya sudah menguji, dan menggabungkan semuanya menjadi satu, sistem manajemen waktu otomatis yang melakukannya semua.

1 - Buat Lembar Manajemen Waktu Master Anda

Alur kerja yang saya curi dari Justin dan digunakan dalam sistem Trello bekerja dengan baik. Pada dasarnya, Anda mulai di satu sisi dengan semua tugas baru yang masuk yang perlu Anda sesuaikan dengan jadwal Anda. Kemudian, di sebelah kiri itu, Anda memiliki daftar semua tugas yang ingin Anda selesaikan bulan ini. Di sebelah kiri itu, minggu ini.

Sistem ini bekerja untuk saya selama sekitar empat atau lima bulan. Saya mulai melupakan hal-hal yang ada di beberapa daftar. Mereka tidak dipindahkan ke "hari ini" dan kemudian dimakamkan. Sistem mulai membuat saya gagal.

Jadi, inilah yang saya lakukan. Pertama-tama Anda perlu membuat Google Spreadsheet, dan membuat empat lembar.

Dalam hal ini, Anda mulai di sebelah kiri dan membuat Masuk lembar. Ini akan mencantumkan semua tugas yang masuk dari berbagai sistem Anda yang lain.

Di sebelah kanan ini, Anda membuat a Permintaan Bulanan lembar. Di sebelah kanan itu buat a Permintaan Mingguan lembar. Di sebelah kanan yang membuat Anda Jadwal mingguan lembar.

Kita akan memformat masing-masing lembar itu dalam waktu singkat. Tapi pertama-tama, buat kalender mingguan di Jadwal mingguan lembar dengan membuat satu baris hari dalam seminggu dan kolom setiap setengah jam selama satu hari penuh.

Sekarang setelah jadwal mingguan Anda siap digunakan, saatnya untuk mulai memasukkan tugas ke dalam sistem manajemen waktu baru Anda!

Di Lembar masuk, buat tajuk untuk Tugas, Proyek, Tanggal Ditambahkan, Label, Prioritas, Tautan, Dijadwalkan, dan Selesai

Semua bidang ini akan masuk akal ketika kami mulai memberi makan lembar "Masuk" Anda dengan umpan otomatis.

2nd - Buat Dan Otomatisasi Tujuan Hidup Anda

Umpan pertama adalah tujuan hidup Anda.

Satu pelajaran terpenting yang saya pelajari adalah bahwa ketika sampai pada tujuan besar, Anda membutuhkan ruang itu bersih dan dimaksudkan hanya untuk satu tujuan - merenungkan hal-hal yang paling penting kamu.

Dari semua aplikasi manajemen waktu yang pernah saya coba, ini adalah satu tujuan untuk itu ToDoist sempurna.

Ini bersih dan sederhana. Anda menciptakan sasaran-sasaran kehidupan besar di sebelah kiri, dan kemudian di sisi kanan, Anda menjabarkan sasaran-sasaran yang sangat besar itu ke dalam sub-sasaran yang akan Anda upayakan sepanjang hidup Anda.

Sebagai contoh, salah satu tujuan hidup saya adalah memiliki keluarga yang bahagia. Beberapa sub-tujuan dari ini adalah “Memberikan masa kanak-kanak yang positif” untuk anak-anak saya, atau untuk “Menjadi Suami yang Penuh Pengabdian & Peduli”. Di bawah sub-sasaran itu, ada tempat yang lebih spesifik. Misalnya, membangun kamar tidur untuk putri saya tentu akan memberinya pengalaman masa kecil yang lebih positif.

Sekarang, ini adalah ditindaklanjuti tugas. Yang ingin Anda lakukan adalah mengatur label untuk tugas-tugas yang dapat ditindaklanjuti ini, sehingga ToDoist secara otomatis mengirimkannya ke Sistem Manajemen Waktu master Anda.

Anda harus menggunakan Premium ToDoist untuk memiliki akses ke label (murah dan layak!)

Di ToDoist, cukup klik label di bilah navigasi kiri dan kemudian klik Tambahkan Label tombol.

Pada contoh di atas, untuk membuat tugas kamar tidur, setelah membuat label happy_family, saya menambahkan "@happy_family" ke tugas itu sendiri, untuk memberi label.

Mengapa label ini membantu Anda? Karena sekarang Anda bisa menggunakannya IFTTT untuk menemukan tugas-tugas berlabel itu, dan masukkan tugas-tugas itu ke dalam merek Anda yang baru Masuk sheet di Google Sheets.

Di IFTTT, cukup pilih pemicu ToDoist, dan pilih Tugas baru dibuat dengan label.

Selanjutnya, Anda dapat memilih dari daftar dropdown dari label yang Anda buat, serta Proyek tempat Anda menggunakan label.

Terakhir, atur Action ke Google Drive, pilih Tambahkan baris ke spreadsheet, dan ketikkan nama yang benar dari Google Spreadsheet Anda tempat Anda membuat lembar “Incoming”.

Perhatikan bidang dalam output itu? Itu adalah bidang yang sama dengan yang baru Anda buat di spreadsheet.

Jadi sekarang, setiap kali Anda membuat tugas yang berhubungan dengan Tujuan Hidup di ToDoist dan menerapkan salah satu label itu Anda telah membuat IFTTT memicu, tugas itu akan secara otomatis dimuat ke dalam Incoming spreadsheet.

Pikirkan tentang itu. Sekarang, Anda bisa duduk santai, menjernihkan pikiran, dan hanya merencanakan tujuan hidup Anda. Jangan khawatir tentang bagaimana merencanakan apa yang perlu Anda lakukan untuk mencapainya - hanya bertukar pikiran dan memberi label tugas yang harus Anda selesaikan untuk sampai ke sana. Biarkan otomasi mengurus sisanya.

3 - Otomatiskan Tuntutan Mendesak Anda

Tentu saja, hidup Anda lebih dari sekadar tujuan hidup Anda. Mari kita hadapi itu, tuntutan harian, panggilan telepon, dan email semua membombardir Anda dengan tuntutan baru dan tugas baru. Anda perlu cara untuk menghadapi tuntutan itu juga.

Jawaban untuk ini juga mengotomatiskan umpan "Masuk" dari akun email Anda. Jangan khawatir, ini sangat mudah. Buat saja pemicu IFTTT untuk setiap kali kamu bintang email di kotak masuk Anda.

Kemudian buat tindakan yang sama seperti yang Anda lakukan sebelumnya - Tambahkan baris ke spreadsheet. Pastikan untuk memasukkan nama spreadsheet yang sama dengan benar. Anda juga harus menyesuaikan Baris yang diformat sehingga menghasilkan bidang yang diperlukan untuk tabel masuk yang Anda buat.

Yang penting adalah memastikan subjek email berbaris dengan bidang "Tugas" di spreadsheet Anda.

Sekarang, setiap kali Anda memberi bintang pada email di kotak masuk Anda, baris subjek email itu akan ditambahkan ke spreadsheet Anda sebagai tugas masuk lainnya.

Keindahan dari hal ini adalah bahwa saat Anda memindai email dan menemukan email yang membutuhkan waktu, itu harus menjadi tugas yang dijadwalkan dalam alur kerja Anda. Jangan buang waktu Anda untuk mencoba menyelesaikan tugas dengan segera. Cukup beri bintang dan lanjutkan.

Sekarang Anda sudah mendapatkan tujuan hidup dan email harian Anda semuanya otomatis untuk mengisi tugas yang masuk antrian dari sistem manajemen waktu baru Anda, saatnya untuk mengatur alur kerja itu sistem.

4th - Atur Alur Kerja Manajemen Waktu Anda

Sekarang tiba bagian menyenangkan. Jika Anda pernah menggunakan ToDoist untuk merencanakan tujuan jangka panjang Anda, dan Anda telah membintangi hal-hal penting dalam email Anda, Anda akan melihat banyak tugas baru telah tiba di lembar!

Ingat itu Dijadwalkan dan Selesai bidang yang Anda buat? Ya, itu adalah ekstra yang tidak akan diisi oleh otomatisasi. Ini karena saat Anda memilih setiap nama tugas dan memindahkannya ke Bulan ini atau Minggu ini lembar, Anda harus membuat catatan bahwa Anda telah menjadwalkan tugas itu. Saat Anda menyelesaikan tugas, Anda dapat menandainya sebagai selesai menggunakan bidang Selesai.

Setelah tugas dijadwalkan, itu ada di lembar Bulan atau Minggu. Idenya adalah bahwa secara bulanan, Anda harus memindahkan semua tugas masuk yang Anda pikir dapat Anda selesaikan bulan ini ke dalam Bulan ini lembar.

Itu Bulan ini dan Minggu ini lembaran harus memiliki bidang berikut: Tugas, Untuk siapa?, Frekuensi, Ulang dan Tujuan hidup.

Saat Anda memindahkan nama tugas dari Masuk ke Bulan Ini, luangkan waktu untuk mengisi bidang itu. Untuk siapa (klien atau orang) apa tugasnya? Apakah ini tugas yang harus Anda ulangi setiap bulan? Apakah itu dari salah satu Tujuan Hidup Anda?

Yang paling penting, tentukan kapan tugas harus diselesaikan oleh. Menyortir berdasarkan bidang ini akan membantu Anda memprioritaskan tugas mana yang harus diselesaikan ketika Anda merencanakan minggu Anda.

Ingat, lakukan ini setiap bulan. Juga, luangkan waktu di awal minggu untuk memindahkan tugas dari Bulan ini lembar ke identik Minggu ini lembar. Atau, dalam kasus-kasus di mana tugas berulang setiap bulan, Anda mungkin menambahkan tugas langsung ke kalender mingguan Anda dan memperbarui bidang "Next Due".

Inilah keindahan dari sistem ini. Ini dapat membantu Anda mengelola segalanya - tugas yang berkaitan dengan tujuan hidup yang penting itu, tugas sehari-hari yang biasa email, tugas bulanan dan mingguan yang perlu Anda lakukan tidak peduli apa, dan kemudian tugas penting yang Anda tambahkan itu Masuk lembar sendiri

Saat tugas diproses dan mengalir dari tab ke tab, tugas tersebut diberi tanggal dan diprioritaskan, dan akhirnya Anda akan menambahkannya ke jadwal Anda untuk minggu mendatang. Ini adalah jadwal pada tab terakhir, yang Anda buat di awal artikel ini. Ini menggunakan strategi pemblokiran waktu Time Blocking - Senjata Rahasia Untuk Fokus Lebih BaikApakah Anda mencari cara yang lebih efisien untuk mengatur hari kerja Anda? Coba Pemblokiran Waktu. Taktik manajemen waktu ini dapat membantu Anda tetap pada jalurnya sambil menjaga gangguan, menunda-nunda, dan melakukan multitasking yang tidak produktif. Baca lebih banyak yang baru-baru ini ditulis oleh Rob - yang bekerja cukup baik.

Anda dapat mempertimbangkan kode warna tugas-tugas tersebut saat Anda menambahkannya ke jadwal Anda selama seminggu. Mungkin, buat kode warna untuk setiap klien yang berbeda atau gunakan warna berbeda untuk menandakan proyek atau prioritas yang berbeda.

Kunci dari sistem ini adalah ia mampu menangani semuanya, mulai dari perencanaan hidup Anda dan penetapan tujuan 5 Kesalahan Kritis Yang Harus Dihindari Saat Menentukan SasaranPenentuan sasaran adalah cara yang bagus untuk mengurangi penundaan dan meningkatkan produktivitas. Jika Anda tidak memiliki tujuan, Anda tidak memiliki arahan. Tanpa arahan, mudah bagi Anda untuk merasa tersesat dan bingung. Untung,... Baca lebih banyak , ke proyek yang sedang Anda kerjakan sekarang.

Mereka kemudian dijadwalkan untuk diselesaikan pada tab kedua dan ketiga, dan akhirnya dijadwalkan dan diselesaikan pada tab terakhir. Selama Anda cukup disiplin untuk duduk dan menggunakan sistem ini untuk merencanakan bulan dan minggu Anda yang akan datang, itu akan meningkatkan produktivitas Anda berkali-kali lipat.

Sudahkah Anda menemukan sistem manajemen waktu yang sempurna? Apakah ini terlihat bekerja untuk Anda? Bagikan pengalaman dan kiat manajemen waktu Anda sendiri di bagian komentar di bawah ini!

Kredit Gambar: Manajemen waktu Melalui Shutterstock