Bagaimana Pesan Email Anda Dapat Membuat Orang Mencintai Anda Atau Membenci Anda

Iklan

Saya tahu Anda pikir Anda tahu cara menulis email yang bagus Bagaimana Menulis Email Luar Biasa Dapat Meningkatkan Karir AndaMengirim email profesional memberikan dorongan tak berwujud untuk reputasi daring (dan offline) Anda. Tolok ukur utama dari email yang berseni adalah jika Anda dapat melakukan pekerjaan atau mendapatkan pertunjukan hanya dengan email yang mengesankan ... Baca lebih banyak , tetapi saya ingin meluangkan waktu untuk memberi tahu Anda benar cara menulis email. Bagaimana perasaan Anda terhadap kalimat itu? Agak seperti saya sedang berbicara dengan Anda seperti Anda berusia tiga tahun, kan? Begitulah mudahnya email dapat menyinggung orang.

Jika Anda ingin tampil secara positif - sebagai pemain tim, pemimpin yang kompeten atau teman tepercaya - kata-kata yang Anda pilih dan cara Anda merangkai mereka bersama memiliki dampak yang luar biasa. Ini lebih penting lagi dalam email, karena tidak seperti telepon atau obrolan video, Anda tidak dapat melihat wajah orang tersebut. Anda tidak dapat melihat seringai saat mereka memberikan sarkasme, atau lipatan di dahi mereka karena sesuatu yang baru saja Anda katakan membingungkan mereka. Beberapa orang berpikir inilah sebabnya teknologi seperti email dan

jejaring sosial merugikan masyarakat Dampak Negatif Situs Jejaring Sosial Terhadap Masyarakat [Opini]Saya memiliki akun di beberapa situs jejaring sosial, dan menghabiskan waktu terlalu lama untuk menulis pembaruan sendiri dan membaca pembaruan orang lain. Saya menikmati melakukannya, dapat berinteraksi dengan teman-teman, ... Baca lebih banyak .

Dengan email, Anda buta terbang cukup banyak. Bagi sebagian orang, jenis pekerjaan itu baik karena mereka adalah jenis orang yang suka berbicara di orang, bukan untuk orang-orang. Jika Anda pernah bekerja di lingkungan apa pun di mana email adalah bentuk komunikasi yang banyak digunakan, maka Anda kemungkinan besar tahu bahwa ada begitu banyak "kepribadian email" yang muncul. Ada patronizer, troll kebencian, topik luar biasa kronis, negatif (Tn. Atau Ny.)... daftarnya terus berlanjut.

Jadi, bagaimana Anda tahu apakah Anda menemukan jalan yang salah tanpa menyadarinya? Aturan macam apa yang bisa Anda ikuti untuk selalu memastikan bahwa Anda bersikap baik, berpikiran terbuka, orang yang suka bekerja sama dengan orang lain? Kiat-kiat berikut akan memberi Anda awal menuju komunikasi email yang lebih produktif dan ramah.

Garis Antara Keyakinan dan Kesombongan

Sering kali, orang-orang yang dianggap arogan dalam sebuah email bahkan tidak menyadari bagaimana mereka menjumpai. Sering kali, mereka hanya mencoba untuk mengesankan seseorang atau mendapatkan rasa hormat dari kolega atau teman mereka. Dari semua kesalahan email yang dilakukan orang - terutama di tempat kerja - ini adalah yang terbesar. Begitu banyak yang berusaha membuat bos terkesan sehingga berkali-kali itu menjadi permainan one-upmanship antar kolega yang berkelanjutan. Semua orang menginginkan promosi itu, dan seringkali satu-satunya tampilan kinerja yang dilihat oleh manajer adalah apa yang dilaporkan dalam email. Setidaknya, itulah proses pemikirannya.

Masalahnya dimulai ketika Anda sering melihat kata "I". "Aku ingin kita segera melakukan ini", atau "Aku ingin menjadi jelas di sini ..."

Frasa ini tidak hanya egois. Mereka juga berubah menjadi percakapan diktator. Ini hampir seperti hubungan orangtua-anak di mana satu orang berpikir mereka akan mendikte semua aturan, dan Anda seharusnya hanya diam dan mendengarkan.

Tidak ada yang suka berada di pihak penerima itu, dan percayalah, Anda juga tidak ingin menjadi pihak pengirim. Tidak ada yang akan menyukaimu.

Carmine Gallo, seorang konsultan dan penulis pelatih keterampilan, menulis bahwa orang yang sombong cenderung menghindari kontak mata. Mereka sepertinya hampir bicara melalui Anda, dan bukan pada Anda. Itu karena mereka tidak terlalu peduli dengan siapa mereka berbicara, hanya saja apa yang mereka katakan didengar. Ini juga muncul dalam email melalui penggunaan "I" secara konstan, dengan sedikit perhatian diberikan pada apa yang orang lain katakan, selain komentar dangkal sesekali tentang "menghargai" input Anda. Anda bisa bertaruh bahwa manajer tidak akan membaca apa yang Anda tulis, tetapi akan sibuk mencoba apa mereka ingin katakan selanjutnya.

Tidak Ada Yang Membutuhkan Anda Untuk "Masuk", Big Guy.

Petunjuk lain bahwa Anda memiliki ego yang meningkat sendiri di tangan Anda adalah ketika Anda berada di tengah-tengah percakapan email, yang mencakup CC. daftar beberapa orang, dan kemudian tiba-tiba seseorang bergabung dengan percakapan dengan kalimat, "Izinkan saya untuk masuk ke sini untuk saat…"

Inilah yang jenis kata-katanya, mirip dengan "Biarkan saya klarifikasi ..." lakukan untuk orang-orang yang membaca email Anda. Ini memberitahu mereka bahwa Anda pikir Anda memiliki semua jawaban. Ini memberi tahu mereka bahwa Anda merasa mereka salah arah dan salah sampai saat ini, dan di sinilah Anda - Pahlawan di baju besi bersinar di atas kuda putih - naik untuk menyelamatkan semua orang dari kebodohan mereka sendiri dan ketidakpedulian.

Kerja bagus, Pak Pahlawan - Anda baru saja mengasingkan semua orang di tim dengan kata-kata pertama dari email Anda.

Berikut adalah beberapa tips paling ampuh untuk komunikasi yang sopan namun profesional.

Jujur dan Rendah Hati

Tanda seorang pemimpin sejati adalah seseorang yang tidak hanya mengakui bahwa dia tidak memiliki semua jawaban, tetapi lebih lanjut menyatakan - sering dan tegas - bahwa karyawan adalah orang-orang dengan wawasan dan keterampilan. Cara terbaik untuk melakukan ini dalam email adalah dengan CC karyawan Anda ketika Anda mengirim email atasan Anda tentang mereka dan berbicara baik tentang mereka. Lakukan hal yang sama ketika Anda berbicara dengan anggota tim lainnya - berbicaralah dengan baik tentang karyawan Anda. Mengakui kapan mereka telah sukses besar.

Ini bisa menjadi kontra-intuitif bagi orang yang masuk ke posisi manajemen untuk tidak membangun diri naik. Bagaimanapun, posisi itu adalah salah satu otoritas dan cocok untuk diri sendiri. Sebagian besar manajer merasa bahwa untuk menghormati karyawan, mereka perlu tampil superior secara intelektual. Sayangnya, dalam kebanyakan kasus ini melakukan yang sebaliknya.

Mengajukan pertanyaan

Tampaknya aneh sebagai seorang manajer meminta jawaban karyawan Anda daripada memberi mereka jawaban, tetapi percaya atau tidak ketika Anda memberdayakan orang untuk mengembangkan solusi untuk Anda, itu juga membuat mereka menghargai Anda. Begitu mereka menyelesaikan tugas menemukan jawaban untuk suatu masalah, mereka tidak hanya akan merasa lebih percaya diri diri mereka sendiri, tetapi mereka juga akan ingat bahwa kaulah yang mengilhami mereka untuk melangkah dan mendapatkan itu keberhasilan. Itulah rahasia manajemen - berfokus pada keberhasilan individu di bawah Anda, daripada berfokus pada Anda sendiri.

Pikirkan tentang hal ini - Anda berada dalam posisi unik untuk membangun tim yang percaya diri, orang-orang sukses yang bekerja untuk itu kamu. Bayangkan saja seberapa banyak tim seperti itu dapat menyelesaikan daripada tim yang dipenuhi dengan orang-orang yang tidak puas dan tidak termotivasi.

Tapi... Jangan Gunakan "Tapi"

Taktik lucu lain yang saya lihat muncul di email manajer selama berbagai perjalanan adalah seluruh rutinitas umpan-dan-alihkan. Di sinilah manajer memulai email dengan pujian, dan kemudian beralih untuk mengeluh tentang sesuatu, atau untuk meminta pekerjaan tambahan. Ini sangat berbahaya, karena memberikan kesan yang salah bahwa Anda akan jujur ​​dan rendah hati (seperti yang disarankan di atas), dan Anda membangun harapan karyawan bahwa mereka akan menerima pujian, dan kemudian Anda menghancurkannya dengan melakukan hal yang tepat seberang.

Ini adalah frasa seperti, "Kalian baik-baik saja, tapi ...", atau "Aku suka apa yang kamu lakukan dengan diagram itu, tapi ..."

Ini sebenarnya adalah anak haram dari saran kuno yang diberikan kepada manajer bahwa mereka harus selalu Mulailah dari surel yang meminta sesuatu atau mengkritik sesuatu dengan sesuatu yang positif untuk “melunakkan pukulan". Jangan salah paham, lakukan dengan tulus, ini benar-benar berhasil. Masalahnya adalah bahwa kebanyakan orang tidak tahu bagaimana melakukan ini dengan tulus, dan sebaliknya hanya tampil sebagai keledai merendahkan, sombong.

Kecuali jika Anda dengan tulus merasa bahwa seseorang melakukan pekerjaan dengan baik - hanya memotong kata-kata kosong dan mulai berbisnis. Karyawan Anda akan menghargai diperlakukan seperti orang dewasa daripada seperti anak berusia 5 tahun.

Perlihatkan Orang yang Anda Peduli dengan Kata Mereka

Jika Anda ingin karyawan atau rekan kerja Anda menghargai Anda dan merasa bahwa Anda adalah orang yang otentik, penting bagi Anda untuk jujur ​​dan terus terang dengan orang lain. Menjadi bahagia itu hebat, tetapi menjadi positif hanya demi menjadi positif muncul sebagai sangat kosong dan menggurui melalui email. Jika Anda harus menggunakan pendekatan "katakan sesuatu yang positif dulu" ketika menyampaikan berita buruk, lakukan itu secara otentik. Jangan hanya mengatakan "Anda adalah karyawan yang luar biasa", tetapi sebaliknya menyebutkan sesuatu yang mereka lakukan secara khusus yang menunjukkan hal itu. Ini memberi tahu mereka bahwa Anda benar-benar memperhatikan - Anda peduli dengan apa yang mereka lakukan dan apa yang mereka katakan.

Mengelola orang mungkin adalah salah satu pekerjaan tersulit di luar sana, karena sifat manusia untuk tidak percaya dan tidak menyukai otoritas. Saat Anda berada dalam posisi otoritas, akan jauh lebih penting untuk bersikap rendah hati, otentik, dan jujur.

Tidaklah cukup untuk mengatakan bahwa Anda peduli terhadap orang lain. Tunjukkan itu.

Tidak cukup penting untuk mengatakan Anda menghargai seseorang. Jelaskan mengapa.

Dengan email, orang-orang akan membuat segala macam asumsi tentang apa yang Anda katakan - jadi jangan tinggalkan ruang untuk salah tafsir. Orang-orang akan menghargai kejujuran dan kejujuran Anda - tidak hanya karyawan Anda tetapi juga kolega Anda. Jika Anda berhasil dengan baik, suatu hari Anda akan mendapati diri Anda berada di ujung penerima penghargaan "pemimpin terhormat".

Bagaimana Anda mencoba berkomunikasi dengan baik dengan email? Pendekatan apa yang Anda ambil untuk memastikan Anda tidak menyinggung atau melindungi orang? Bagikan kiat Anda sendiri di bagian komentar di bawah!

Kredit Gambar: Pengusaha egosentris, pengusaha menutupi wajah, kolega berdiskusi, bos mencibir,pengusaha besar (semua melalui Shutterstock)